Wybrany przez wspólnotę zarządca wykonuje dwie grupy czynności. Do pierwszej grupy należą te, które nie wymagają zgody ogółu właścicieli, drugą grupę z kolei charakteryzuje konieczność uzyskania uchwały wspólnoty przed podjęciem określonych czynności.

Co zarządca może sam

Zajmijmy się na początek grupą pierwszą. To najogólniej mówiąc, zwykłe czynności, które związane są z utrzymaniem budynku. Zarządca musi wykonywać czynności związane z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami i inne. Należą do nich: przeglądy budowlane, kominiarskie, elektryczne, gazowe.

Generalną zasadą jest to, by utrzymywał budynek w niepogorszonym stanie. W tym przypadku, bez szczególnej zgody wspólnoty wyrażonej w formie uchwały może: dokonywać bieżących napraw, dbać o porządek i czystość, przeprowadzać konserwację urządzeń z których korzystają wszyscy, jak na przykład windy. Jest także uprawniony do pobierania od członków wspólnoty wszelkich zaliczek i opłat.

Do tego trzeba uchwały wspólnoty

Druga grupa czynności wykonywana przez zarządcę jest związana z koniecznością uzyskania uchwały wspólnoty mieszkaniowej. Należy do nich na przykład remont generalny budynku, zaciąganie zobowiązań, zmiany przeznaczenia nieruchomości, wynajmu jakiejś części nieruchomości itp.

Bardzo dużo zależy od umowy, jaką wspólnota zawiera z zarządcą. W niej można sprecyzować zakres sytuacji, co do których wykonania potrzebna byłaby zgoda wspólnoty. W ten sposób można przekazać zarządcy prawo wynajmu części nieruchomości i pobierania z tego tytułu opłat, które wpływałby na przykład na konto funduszu remontowego.

Komu można powierzyć zarządzanie

Zarządcą może być osoba fizyczna lub prawna, a także profesjonalista, który otrzymał licencję zawodową. Ten ostatni jest odpowiedzialny podwójnie za swoją pracę – z tytułu odpowiedzialności cywilnej za wywiązywanie się z obowiązków, i zawodowej – przed Prezesem Urzędu Mieszkalnictwa.

Zadania zarządcy

Co musi robić zarządca (któremu powierzono czynności w formie aktu notarialnego):
- Prowadzić dla każdej nieruchomości określoną przez wspólnotę mieszkaniową ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.
- Sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego) w imieniu wspólnoty mieszkaniowej.
- Przechowywać dokumentację techniczną budynku.
- Prowadzić i aktualizować spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej.
- Opracowywać bądź aktualizować dokumentację techniczną budynku i rozliczać koszty z tym związane.
- Żądać od właścicieli lokali okazania dokumentów potwierdzających prawo własności do lokali.
- Okazywać dokumenty związane z prowadzeniem budynku każdemu właścicielowi lokalu.
- Dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy.
- Składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności.
- Zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku.

Roczne spotkanie

- Uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu.
- Ocena pracy zarządcy.
- Sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały o udzieleniu mu absolutorium.