Plan kont we wspólnocie mieszkaniowej pozwala na stosowanie jednolitych zasad księgowania różnych operacji gospodarczych dotyczących części wspólnej nieruchomości wspólnej. O konieczności przyjęcia jednolitych zasad ewidencji pisano już poprzednio, przypomnijmy, że wpłynęły na to przepisy prawa podatkowego (ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz status wspólnoty mieszkaniowej przypisany jej w orzecznictwie (osoba ustawowa).

Rachunkowość wspólnoty mieszkaniowej może być prowadzona według wyboru i decyzji wspólnoty mieszkaniowej, tj. metodą memoriałową, lub też metodą kasową.

Plan kont obejmujący wykaz kont ewidencji syntetycznej oraz wykaz kont ewidencji analitycznej, a także zasady prowadzenia księgowości, zasady wyceny i rozrachunków, powinien być przyjęty przez wspólnotę mieszkaniową; pamiętamy, że w małej wspólnocie mieszkaniowej w drodze konsensusu wszystkich właścicieli, zaś w dużej w drodze uchwały przyjętej większością głosów.

Plan kont przyjmowany jest na wniosek zarządcy, któremu powierzono zarząd w trybie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali (zarząd powierzony) albo na wniosek zarządu wspólnoty mieszkaniowej, natomiast w przypadku małej wspólnoty mieszkaniowej może być przyjęty na wniosek każdego z właścicieli tworzących wspólnotę. Plan kont we wspólnocie mieszkaniowej musi odpowiadać potrzebom statutowym, ogólnym wymogom i zasadom rozrachunków, w tym z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych.

W świetle art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) za prawidłowość wykonania obowiązków w zakresie rachunkowości odpowiada tzw. kierownik jednostki, rozumie się przez to pojęcie „kierownika jednostki” organ zarządzający, a gdy organ jest wieloosobowy, to wszyscy członkowie tego organu. W przypadku wspólnoty mieszkaniowej taką rolę i funkcję spełnia zarząd wspólnoty mieszkaniowej, w szczególności powinien on dopilnować, by przyjęte zasady rachunkowości, planu kont we wspólnocie mieszkaniowej odpowiadały jej potrzebom statutowym, oraz by pozostawały w zgodzie z porządkiem prawnym. W tym miejscu należy dodać, że tzw. kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości także wtedy, gdy wspólnota mieszkaniowa zleci prowadzenie rachunkowości innemu podmiotowi.

Per analogiam, na etapie złożenia sprawozdania finansowego za dany rok obrachunkowy, obowiązek taki zawsze jest przypisany w dużej wspólnocie mieszkaniowej jej zarządowi, także sprawozdanie finansowe jako dokument musi pochodzić od zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Poniżej przykładowy plan kont wspólnoty mieszkaniowej.

Przykładowy plan kont wspólnoty mieszkaniowej

 

Jak widać plan kont ułożony jest według pewnej systematyki odpowiadającej grupowaniu kont szczegółowych w zespoły kont.

Zespół 1 to „środki pieniężne i rachunki bankowe”
Zespół 2 to „rozrachunki i roszczenia”
Zespół 3 to „materiały i towary”
Zespół 4 to „koszty według rodzajów i ich rozliczenie”
Zespół 5 to „koszty według typów działalności i ich rozliczenie”
Zespół 6 to „rozliczenia międzyokresowe”
Zespół 7 to „przychody i koszty związane z ich osiągnięciem”
Zespół 8 to „kapitały, rezerwy i wynik finansowy” .

W przedstawionych zespołach kont ujęto zespół 5 „koszty według typów działalności i ich rozliczenie”, który służyć może do celów kalkulacyjnych w rozliczeniach kosztów. W zależności od woli wspólnoty mieszkaniowej zespół nr 5 można stosować lub nie w przypadku, gdy wszystkie koszty rodzajowe rozliczane są bezpośrednio przez konta zespołu nr 4 „koszty według rodzajów i ich rozliczenie”. Układ planu kont przyjętego w danej wspólnocie odpowiadać musi jej potrzebom rachunkowym wspólnoty i porządkowi prawnemu.

Zwróćmy uwagę na zespół 8 planu kont, który grupuje konta związane z ustaleniem wyniku finansowego wspólnoty mieszkaniowej, wyniku finansowego brutto i obowiązkowe obciążenie podatkiem dochodowym od osób prawnych. Warto zwrócić uwagę na konieczność dostosowania planu kont do wymogów prawa podatkowego poprzez wprowadzenie konta 870 „podatek dochodowy – obowiązkowe obciążenie wyniku finansowego”.

Warto o tym przypomnieć, po to, by nie księgować tego obowiązkowego obciążenia w koszty działalności zamiast prawidłowo na konto 870 „podatek dochodowy – obowiązkowe obciążenie wyniku finansowego”. Przypomnijmy, że w świetle art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zobowiązanie w podatku dochodowym od osób prawnych nie jest kosztem uzyskania przychodów.

Z uwagi na powagę obowiązku i odpowiedzialności w zakresie rachunkowości przypisanego zarządowi wspólnoty mieszkaniowej warto też przypomnieć o obowiązku rzetelnego i bieżącego opisywania dokumentów księgowych, bieżącego księgowania w sposób chronologiczny, systematycznie według kryteriów przyjętej rachunkowości. Przypomnijmy też, że z mocy ustawy o własności lokali każdemu właścicielowi przysługuje prawo do kontroli właścicielskiej. Bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości umożliwi terminowe i prawidłowe sporządzanie deklaracji podatkowych oraz rozliczeń finansowych, zewnętrznych i wewnętrznych.

Eugenia Śleszyńska / Portal Wspólnota Mieszkaniowa wspolnowamieszkainowa.pl