Uprawnienie to nie przysługuje ani zarządowi wspólnoty ani zarządcy nieruchomości działającemu na zlecenie wspólnoty mieszkaniowej. W tej sprawie tej nie wydano ad hoc żadnych przepisów szczegółowych, nie licząc art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali, przepisu niedopasowanego do obecnego statusu wspólnot mieszkaniowych, które w rozumieniu prawa podatkowego i orzecznictwa są jednostkami organizacyjnymi mniemającymi osobowości prawnej, do których stosuje się przepisy jak do osób prawnych.

Przypomnijmy, że ww. przepis mówił o prowadzeniu rachunkowości wspólnoty mieszkaniowej w formie ewidencji pozaksięgowej, ale wynikało to z innego podejścia do statusu wspólnoty mieszkaniowej. Uwarunkowania dla sposobu prowadzenia rachunkowości we wspólnocie mieszkaniowej w stanie obecnym stanowi ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, która pozostaje w związku z ogólnymi zasadami rachunkowości. Jednakże wobec braku regulacji szczegółowych w tym przedmiocie może pojawić się pytanie, jaka powinna być treść merytoryczna takich zasad rachunkowości i kto te zasady powinien przyjąć a następnie za nie odpowiadać?

Odpowiemy, że przyjęte zasady rachunkowości powinny odpowiadać ogólnym regulacjom w zakresie rachunkowości, przepisom prawa podatkowego w związku z odpowiednimi przepisami ustawy o własności lokali i Kodeksu cywilnego. Z takim pytaniem do organu podatkowego z zapytaniem w trybie Ordynacji podatkowej zwróciła się w 2006 r. wspólnota mieszkaniowa, tj. w czasie, gdy wspólnota mieszkaniowa nie była traktowana jako osoba ustawowa.

Ale już wtedy organ podatkowy udzielił odpowiedzi o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych lub prowadzeniu ewidencji podatkowej w sposób uproszczony. W uzasadnieniu pisma z dnia 7 sierpnia 2006 r. Drugi Urząd Skarbowy w Bielsku-Białej (sygn. PDP/423-7/06) stwierdził:

„Każda wspólnota mieszkaniowa jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Ponieważ powołane wyżej przepisy ustawy o własności lokali i ustawy o rachunkowości nie mają charakteru podatkotwórczego, wspólnota powinna odpowiednio dostosować prowadzona ewidencję księgową do wymogów określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych”.

Szczególnie istotne dla sposobu prowadzenia rachunkowości we wspólnocie mieszkaniowej są odpowiednie postanowienia ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), na co zresztą zwrócił uwagę organ podatkowy w Bielsku-Białej. Wyżej wymieniona ustawa adresowana jest także do jednostek organizacyjnych niemajacych osobowości prawnej (art. 1 ust. 2 ustawy). Wprowadza ona obowiązek podatkowy w podatku dochodowym od osób prawnych określając dla celów podatkowych takie pojęcia, jak:

1) przedmiot opodatkowania – dochód, bez względu na rodzaj źródeł przychodów, z jakich dochód został osiągnięty (art. 7 ust. 1 ustawy),
2) przychody – otrzymane pieniądze, wartości pieniężne oraz przychody należne
3) koszty uzyskania przychodów – koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Natomiast w art. 9 ustawy wprowadzono obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, co za przepisem niżej cytuję:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (…)

Wspólnota mieszkaniowa jako podatnik podatku dochodowego od osób prawnych jest z mocy art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zobowiązana do takiego prowadzenia ewidencji rachunkowej, żeby można było ustalić wynik finansowy, podstawę opodatkowania (dochód nie zwolniony z opodatkowania) oraz wysokość należnego podatku dochodowego. Obowiązek ten oznacza odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie w danym roku podatkowym przychodów, kosztów uzyskania przychodów, dochodu lub straty na prowadzonej działalności, podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, co jest tym bardziej istotne, że podatnikowi przysługuje prawo do zwolnienia od tego podatku, wyłącznie w zakresie związanym z tzw. gospodarką zasobami mieszkaniowymi, oraz odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie wymiaru podatku i jego odprowadzenie. Tu należy podkreślić, że podatnikiem w rozumieniu ustawy i Ordynacji podatkowej jest wspólnota mieszkaniowa, a nie jej zarząd lub zarządca nieruchomości działający na zlecenie wspólnoty.

W konsekwencji takiego stanu prawa rachunkowość wspólnoty mieszkaniowej musi być dostosowana do wymagań prawa podatkowego; w przeciwnym przypadku mogłyby być problemy z prawidłowością sporządzenia CIT-8 (zeznania o wysokości osiągniętego dochodu/ poniesionej straty i CIT-8/0 (informacji o dochodach wolnych od podatku), za co odpowiedzialność ponosi podatnik.

Rachunkowość wspólnoty mieszkaniowej powinna obejmować zasady:

1) prowadzenia rachunkowości,
2) prowadzenia ewidencji księgowej na podstawie dowodów księgowych (w porządku chronologicznym i systematycznym i według określonej metody),
3) okresowe ustalania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów (na moment obrachunkowy),
4) sporządzania sprawozdania finansowego,
5) gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji rachunkowości,
6) zatwierdzania sprawozdania finansowego.

W tym zakresie obowiązują zasady ciągłości i jednakowego grupowania operacji gospodarczych w latach podatkowych, zasady współmierności i ujmowania wszystkich przypadających jej przychodów i obciążających ją kosztów, ujmowania rzeczywiście poniesionych kosztów i odpowiednio przychodów z zachowaniem zasady ostrożności.

W przyjętych przez wspólnotę mieszkaniową zasadach rachunkowości należy określić m.in.: a) rok obrotowy/ okres sprawozdawczy,
b) metody wyceny aktywów i pasywów,
c) metody prowadzenia księgowości (memoriałowo czy kasowo)
d) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez określenie planu kont, wykazu ewidencji rachunkowych, w tym prowadzonych na komputerowych nośnikach danych, opisu systemu przetwarzania danych i systemu ochrony (zabezpieczenia) danych (istotne także ze względu na postanowienia ustawy o ochronie danych osobowych).

Szczególnym zagadnieniem w zakresie prowadzonej ewidencji rachunkowej wspólnoty mieszkaniowej jest przyjęcie układu rodzajowego kosztów i przychodów oraz rozrachunków zewnętrznych i wewnętrznych. Sprawa ta jest istotna z powodu wymagań prawa podatkowego oraz z uwagi na zobowiązania wobec właścicieli lokali w związku z postanowieniami art. 12 ust. 2 ustawy o własności lokali. Przeanalizujmy na wybranym przykładzie istotne uwarunkowania dotyczące rozliczania kosztów we wspólnocie mieszkaniowej w zakresie działalności, która jest zwolniona z podatku dochodowego oraz w zakresie działalności dodatkowej, która jest opodatkowana.

Co mówi o kosztach art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
Art. 15. 1. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. (art. 16. ust. 1 Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów m.in. : kosztów nabycia lub ulepszenia środków trwałych oraz strat w majątku, zobowiązania w podatku dochodowym od osób prawnych, odszkodowań, kosztów egzekucyjnych w związku. z niewykonanymi zobowiązaniami, grzywien, kar pieniężnych, innych kar, odszkodowań, kosztów reprezentacji, itp.).


Koszty poniesione w danym roku podatkowym powinny być powiązane z przychodami w sposób odpowiedni, gdyż ww. przepis mówi o 3 przesłankach zaliczenia kosztów do kosztów uzyskania przychodów.
  Należy pamiętać, że z uwagi na obowiązek podatkowy i zwolnienie w podatku dochodowym wynikające z art. 17 ust. 1 pkt 44 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych istnieje także obowiązek prawidłowego przyporządkowania kosztów uzyskania przychodów do określonego źródła przychodów, a mogą być we wspólnocie mieszkaniowej 2 źródła przychodów:
1) przychody pochodzące z gospodarki zasobami mieszkaniowymi,
2) przychody nie pochodzące z gospodarki zasobami mieszkaniowymi.

W tym zakresie należy też przypomnieć orzecznictwo i interpretację ogólną Ministra Finansów z dnia 5 marca 2008 r., sygn. DD6/8213/11/KWW/07/MB7/82.

Jeśli nie jest możliwe ustalenie kosztów uzyskania przychodów przypadających na poszczególne źródła przychodów koszty te ustala się według zasady proporcji, czyli stosownie do postanowień art. 15 ust. 2 ww. ustawy, tj.: „w stosunku, w jakim pozostają przychody z tych źródeł w ogólnej kwocie przychodów” przy odpowiednim zastosowaniu art. 7 ww. ustawy. Z pytaniem, jak rozliczać koszty, zwróciła się do Ministra Finansów wspólnota mieszkaniowa, która nie mogła jednoznacznie wskazać wysokości kosztów uzyskania przychodów przypadających na poszczególne źródła przychodów.

Izba Skarbowa w Warszawie działając w imieniu MF odpowiedziała w trybie art. 14 b Ordynacji podatkowej stwierdzając, co następuje:

Istnieją przypadki, w których przyporządkowanie poniesionych kosztów do osiągnięcia przychodów z poszczególnych źródeł nie jest możliwe. Wówczas zastosowanie znajduje art. 15 ust. 2 i 2a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Pierwszy z tych przepisów stanowi, że jeżeli podatnik ponosi koszty uzyskania przychodów ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu, oraz koszty związane z przychodami z innych źródeł, a nie jest możliwe ustalenie kosztów uzyskania przypadających na poszczególne źródła, koszty te ustala się w takim stosunku, w jakim pozostają przychody z tych źródeł w ogólnej kwocie przychodów. Zgodnie z ust. 2a tegoż artykułu zasadę tą stosuje się również w przypadku, gdy podatnik ponosi koszty uzyskania przychodów ze źródeł, z których część dochodów nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym albo jest zwolniona z tego opodatkowania; w takim przypadku przepis art. 7 ust. 3 pkt 3 ww. ustawy stosuje się odpowiednio. Pamiętać należy, że stosowanie wielkości kosztów zgodnie z ww. zasadami może mieć zastosowanie jedynie w sytuacjach wyjątkowych i w odniesieniu do określonych kosztów wspólnych dla obu źródeł przychodu wspólnoty, których nie można jednoznacznie przypisać do jednej z kategorii przychodów. W związku z powyższym, jeżeli na podstawie prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej, nie da się podzielić kosztów na 2 działalności, zwolnioną i opodatkowaną, to w stosunku do tych kosztów należy zastosować postanowienia art. 15 ust. 2 i 2a ww. ustawy. Będą one zatem podlegały rozliczeniu na obie działalności według proporcji, w jakiej pozostają przychody z tych źródeł w ogólnej ich kwocie.

Przytoczony wyżej fragment interpretacji podatkowej wyjaśnia zasadę proporcji w przyporządkowaniu kosztów do przychodów związanych z działalnością zwolnioną z podatku dochodowego i z tego podatku nie zwolnioną. Jednakże nie tylko w tej interpretacji podatkowej adresowanej do podatników podkreśla się wyjątkowy charakter stosowania takiej zasady, o czym należy pamiętać w praktyce po to, by nie narazić się na rygory prawa podatkowego.

Eugenia Śleszyńska / Redakcja Portalu wspolnotamieszkaniowa.pl