Dokumenty podstawowe to: protokół przekazania/przejęcia zarządu, księga wspólnoty, plan sytuacyjny poszczególnych kondygnacji (uwzględniający rozmieszczenie lokali, pomieszczeń przynależnych i nieruchomości wspólnej) wraz z opisem (powierzchnie, właściciele), wypis z księgi wieczystej nieruchomości, zawiadomienie o nadaniu numeru REGON, decyzja w sprawie nadania numeru NIP, decyzja dotycząca zwolnienia z comiesięcznego składania deklaracji CIT-2.                                       

Dokumentacja techniczna obejmuje: książkę obiektu budowlanego, projekty (lub inwentaryzacje) architektoniczno-budowlane, a także instalacji wodociągowo-kanalizacyjnej, gazowej, centralnego ogrzewania, elektrycznej oraz ewentualne projekty i książki dźwigów i kotłowni, gwarancje, instrukcje obsługi oraz protokoły przeglądów technicznych budynku i urządzeń.                                                               

Jeśli chodzi o umowy, które wspólnota powinna przechowywać, to należy tu wymienić umowy dotyczące: rachunku bankowego, dostawy wody i odprowadzenia ścieków, dostawy energii elektrycznej, gazu, energii cieplnej, wywozu nieczystości, konserwację dźwigów, a także umowy o administrowanie, o utrzymanie czystości (ewentualnie umowa z dozorcą) oraz polisy ubezpieczeniowe. Warto też gromadzić umowy: wynajmu pomieszczeń, użyczenia ścian na reklamy, dachu na anteny i inne (jeśli oczywiście wspólnota takie umowy podpisała). Zarząd wspólnoty powinien też gromadzić uchwały właścicieli lokali, a w szczególności: uchwałę o granicach nieruchomości wspólnej, o zasadach prowadzenia ewidencji kosztów i przychodów, regulamin porządku domowego, o wyborze zarządu i jego wynagrodzeniu, o planie gospodarczym na kolejny rok, o wysokości zaliczek, jak również inne uchwały podejmowane przez właścicieli lokali.

Źródło: Rzeczpospolita